El sábado a las nueve de la noche también se agenda.
Buena parte de las consultas de un proyecto llegan fuera del horario en que hay alguien para contestarlas. El agente cubre esas horas sin sumar turnos.
El problema
Las horas que hoy no se cubren.
La sala de ventas abre de lunes a viernes. Las consultas del portal, no.
Lo que entra de noche espera al día siguiente.
El fin de semana acumula consultas para el lunes.
Cubrir esas horas significa contratar turnos.
Lo urgente de un domingo espera al lunes.
La consulta del sábado a las 21:00 se contesta el sábado a las 21:00.
El lunes el equipo parte con agenda, no con pendientes.
La cobertura no depende de que alguien esté de turno.
Lo urgente sigue el protocolo que acordamos con tu equipo.
La demo
Así se atiende un sábado en la noche.
El sábado a las nueve de la noche también se contesta
La consulta que llega fuera de horario se atiende igual que una de martes al mediodía: sin menú de espera, sin «te llamamos el lunes».
Agenda para cuando hay equipo, sin hacer esperar la respuesta
La cita se propone dentro de la disponibilidad real del lunes, pero queda resuelta en la misma conversación del sábado por la noche.
Cómo funciona
Qué pasa fuera de horario.
Atiende igual
La conversación es la misma a las tres de la tarde que a las once de la noche, por llamada o por WhatsApp.
Califica igual
Tipología, presupuesto y plazo, con las mismas preguntas que en horario hábil. Nadie tiene que volver a llamar el lunes para filtrar.
Agenda para cuando hay equipo
Propone horarios dentro de la disponibilidad real de la sala de ventas, no en la madrugada, y confirma en el momento.
Escala lo urgente
Si el caso no puede esperar al horario hábil, sigue el protocolo de urgencias que acordamos con tu equipo.
Caso de éxito
Ten tu depto: de 5 reuniones al mes a 43.
Atendían con secretaría tradicional. Lo que entraba fuera de horario se devolvía al día siguiente, cuando el interesado ya había hablado con otro proyecto.
Las llamadas de la noche caían en buzón y se devolvían al día siguiente.
Un call center que había que entrenar y supervisar a mano.
Las mañanas del equipo empezaban con mensajes por devolver.
Cinco reuniones agendadas en el mes.
Cada llamada se contesta cuando entra, sea la hora que sea.
Un sistema que contacta y agenda cada consulta por llamada, WhatsApp e Instagram.
Las mañanas empiezan con agenda, no con pendientes.
Cuarenta y tres reuniones agendadas en el mes.
Lo que suelen preguntar
¿Agenda visitas de madrugada?
No. Contesta a cualquier hora, pero propone horarios dentro de la disponibilidad real de la sala de ventas. La respuesta es inmediata; la visita, cuando hay equipo.
¿Atiende festivos?
Sí. Un festivo se atiende igual que un martes: la consulta se contesta, se califica y queda con reunión para el siguiente día hábil.
¿Qué pasa con una urgencia un domingo?
Sigue el protocolo que definimos contigo: a quién avisar, por qué canal y con qué resumen. Lo que no puede esperar al lunes no espera al lunes.
¿Necesito a alguien de turno?
No para contestar ni para agendar. Solo si defines urgencias que deban escalarse a una persona fuera de horario, y eso lo decides tú.
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