Contra el calendario de verdad.
El agente lee la disponibilidad real de cada ejecutivo antes de proponer un horario, y escribe la reunión donde tu equipo ya la mira.
El problema
Una lista de horarios contra el calendario real.
Cuando la agenda vive en una planilla y en la memoria del recepcionista, la cita que se promete no siempre existe.
Los horarios se ofrecen de memoria y a veces ya estaban tomados.
La cita se anota en una planilla y alguien la pasa al calendario después.
El ejecutivo se entera de la visita cuando revisa la planilla.
Quien cancela deja el bloque vacío.
Solo se ofrece lo que está libre en el calendario en ese instante.
El evento se crea en el calendario del ejecutivo al momento de confirmar.
La invitación le llega al correo con el contexto de la conversación.
Quien cancela recibe otra propuesta y el bloque se libera.
La demo
Así nace un evento en el calendario.
La cita nace directo en Google Calendar
No hay una planilla intermedia ni un "después lo paso": el agente crea el evento en el calendario real del ejecutivo al momento de confirmar.
Propone solo lo que existe de verdad
Antes de ofrecer un horario en la llamada, el agente revisa la disponibilidad real del ejecutivo. Nunca ofrece un bloque que después haya que cambiar.
Cómo funciona
Qué hace con tu calendario.
Lee antes de ofrecer
Solo propone bloques que existen. No hay reuniones que después haya que reacomodar.
Respeta tus reglas
Duración de la visita, anticipación mínima, tope de reuniones por día y bloques intocables.
Crea el evento y confirma
El evento queda en el calendario del ejecutivo al cerrar, con la invitación al correo y la confirmación al interesado por el canal en que llegó.
Recuerda y reagenda
Recordatorio el día anterior y una nueva propuesta si el interesado cancela, sin dejar el bloque vacío.
Caso de éxito
Ten tu depto: de 5 reuniones al mes a 43.
Atendían con secretaría tradicional. Lo que entraba fuera de horario se devolvía al día siguiente, cuando el interesado ya había hablado con otro proyecto.
Las llamadas de la noche caían en buzón y se devolvían al día siguiente.
Un call center que había que entrenar y supervisar a mano.
Las mañanas del equipo empezaban con mensajes por devolver.
Cinco reuniones agendadas en el mes.
Cada llamada se contesta cuando entra, sea la hora que sea.
Un sistema que contacta y agenda cada consulta por llamada, WhatsApp e Instagram.
Las mañanas empiezan con agenda, no con pendientes.
Cuarenta y tres reuniones agendadas en el mes.
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